Jakie narzędzia będą najlepsze podczas wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów

Powered by Drupal
W wielu firmach na pewnym etapie wzrostu pojawiają się problemy z właściwym przepływem dokumentów. Ich ilość cały czas rośnie, krążą pomiędzy biurkami i pracownikami, i zaczyna się robić coraz większe zamieszanie. Przy takim modelu łatwo o zgubienie albo zniszczenie czegoś, co akurat będzie na następny dzień bardzo potrzebne. Wyjściem z takiej sytuacji będzie na pewno wdrożenie elektronicznego obiegu firmowych dokumentów. Wykorzystując tego typu rozwiązanie odnosi się sporo korzyści.

produkt Kofax efematic.pl
Author: Efematic
Source: http://efematic.pl/
Przede wszystkim wszystkie firmowe dokumenty przechowuje się w formie cyfrowej, więc nie ma ryzyka ich oblania kawą, potargania czy zagubienia. Poza tym po wykonaniu kopii ma się do nich pełny dostęp, tak więc każdy, kto potrzebuje i ma odpowiedni zakres uprawnień może z nich korzystać, bez konieczności szukania u koleżanek z sąsiedniego pokoju. Następną zaletą cyfrowej archiwizacji jest zapewnienie zmian organizacyjnych w firmie.

Jeśli regułą jest, że każdy z dokumentów przed schowaniem go do archiwum musi być przekonwertowany do postaci elektronicznej, to wymusza to na osobach za to odpowiedzialnych odpowiednie postępowanie. Przez to inni pracownicy będą mieć znacznie szybszy dostęp do dokumentów, niż przy ich ręcznej obsłudze.

Uruchomienie cyfrowego obiegu dokumentów wiąże się z koniecznością zainwestowania w wydajne oprogramowanie i sprzęt. Podstawą są rzecz jasna wydajne skanery, ich parametry należy dobrać do liczby dokumentów, jakie się obrabia w firmie, lecz równie istotne będzie oprogramowanie do zarządzania nimi. Świetnie sprawdza się w tej roli system Kofax (znajdź więcej), jedno z najbardziej popularnych rozwiązań tego typu w sprzedaży. Kofax posiada bardzo duże możliwości konfiguracji, przez co łatwo i prosto można go dostosować do większości firm. Może on zapewnić on skanowanie i obróbkę papierowych dokumentów zarówno w firmach które mają jedną siedzibę, jak i rozproszonych, umożliwiając obsługę bez ograniczeń ilościowych. Zaawansowane narzędzia pozwalają na łatwą identyfikację typu dokumentu, a poza tym mogą zrealizować dużo zmian poprawiających jakość tego, co zostało zeskanowane.