Przede wszystkim wszystkie firmowe dokumenty przechowuje się w formie cyfrowej, więc nie ma ryzyka ich oblania kawą, potargania czy zagubienia. Poza tym po wykonaniu kopii ma się do nich pełny dostęp, tak więc każdy, kto potrzebuje i ma odpowiedni zakres uprawnień może z nich korzystać, bez konieczności szukania u koleżanek z sąsiedniego pokoju. Następną zaletą cyfrowej archiwizacji jest zapewnienie zmian organizacyjnych w firmie.

Jeśli regułą jest, że każdy z dokumentów przed schowaniem go do archiwum musi być przekonwertowany do postaci elektronicznej, to wymusza to na osobach za to odpowiedzialnych odpowiednie postępowanie. Przez to inni pracownicy będą mieć znacznie szybszy dostęp do dokumentów, niż przy ich ręcznej obsłudze.

Uruchomienie cyfrowego obiegu dokumentów wiąże się z koniecznością zainwestowania w wydajne oprogramowanie i sprzęt.sprawdź sam porady prawne Wrocław porady prawne WrocławPodstawą są rzecz jasna wydajne skanery, ich parametry należy dobrać do liczby dokumentów, jakie się obrabia w firmie, lecz równie istotne będzie oprogramowanie do zarządzania nimi. Świetnie sprawdza się w tej roli system Kofax, jedno z najbardziej popularnych rozwiązań tego typu w sprzedKofax (strona internetowa) Kofax posiada bardzo duże możliwości konfiguracji, przez co łatwo i prosto można go dostosować do większości firm. Może on zapewnić on skanowanie i obróbkę papierowych dokumentów zarówno w firmach które mają jedną siedzibę, jak i rozproszonych, umożliwiając obsługę bez ograniczeń ilościowych. Zaawansowane narzędzia pozwalają na łatwą identyfikację typu dokumentu, a poza tym mogą zrealizować dużo zmian poprawiających jakość tego, co zostało zeskanowane.